15 важных правил делового этикета. Деловой дресскод, деловые жесты

Что можно предпринять, чтобы привлечь внимание начальника и улучшить корпоративный климат? Деловое общение, жесты и коммуникация в статье и 15 важных правил делового этикета.

Деловой дресскод

Внешний вид — один из главных козырей в сфере ведения делового общения и коммуникации. Именно начиная с него, оппонент может делать первую оценку человека и формировать первое представление о его способностях и образе мышления. Даже такие навыки как логика или интуиция уступают перед первоначальной презентабельностью образа и уходят на второй план.

Понятие деловой дресс-код, можно отнести к ряду непоколебимых правил, благодаря которым человек, работающий на компанию, способен быть её представителем и полностью её олицетворять. Поэтому соблюдение установленного компанией дресс-кода очень важно и влияет как на дальнейшее сотрудничество с компанией, так и на карьерный рост.

В мужском деловом дресс-коде используется: костюм, белая рубашка, галстук, ремень, туфли.

В женской форме одежды используются: брючные костюмы, костюмы с юбкой или платье.

Для поддержания эталонного образца успешного делового человека необходимо соответствовать всем требованиям делового стиля, к примеру: не использовать белые носки с темными штанами или не использовать много косметики, как в первом так и во втором случае это может привлечь особое внимание или осуждение в глазах сотрудников.

профессионально подобранная деловая одежда

Речевой этикет: грамотная речь

Отступая от общего представления о том, как должен выглядеть деловой человек, стоит упомянуть второй пункт относительно презентабельности и коммуникации в структурах компании, а именно речь пойдет о деловом общении и речевом этикете.

Важно помнить, что ценится сотрудник многосторонний, который способен излагать свои мысли структурировано, четко, точно и в логично построенной форме. Другими словами этот человек должен быть достаточно эрудирован и способен вольно общаться на обсуждаемые темы.

Речевой этикет так же приветствует правила морали, манер, уместности речи, корпоративного этикета и категорически запрещает использование ненормативной лексики.

речевой этикет на работе

Видео: «Постановка голоса»

Уважительное отношение к собеседнику

На успешный результат влияет продуктивное и лояльное взаимодействие сотрудников внутри организации. В общении важно придерживаться понимания ситуации и ограничить проявление агрессии. Важно помнить, что собеседник возможно в состоянии стресса или подавлен другими эмоциональными условиями, и чтобы не усугубить ситуацию стоит обратить внимание от собеседника на стороннюю тему.

Лучше всего говорить с оппонентом на равных, выслушать так и дать послушать себя. Таким образом, можно избавиться от неприязни и способствовать к развитию отношений внутри организации.

уважение внутри фирмы — залог успеха

Умение вести переговоры

В отличии от разговоров и общения внутри коллектива, умение вести переговоры требует специальных практических навыков без которых выиграть переговоры не удастся.

Искусство ведения переговоров определяется:

• четким знанием темы
• её деталей и аспектов
• личным контролем и контролем эмоций
• характеристичностью оратора
• возможностью контакта с любым участником переговоров
• возможностью апеллировать требованиями и предложением
• взаимным удовлетворением запросов

При полной подготовке или же при импровизации, зная эти аспекты можно быть готовым к переговорам.

харизматичный оратор

Умение слушать и слышать

Несмотря на общий морфологический корень, эти понятия совершено отличаются друг от друга и имеют отдельное представление и смысл.

Умение слушать, можно охарактеризовать умением необдуманно принимать решение или еще более конкретно умением обращать внимание. Это связанно с тем, что человек по большей мере фильтрует воспринимаемую информацию, действуя по приоритету личных ценностей или амбиций.

Относительно умения слышать, можно сказать, что это понятие по большей мере связанно с ситуациями, когда оппонент способен испытывать эмпатию и погружаться в тему собеседника. В эти моменты он способен не только слышать, но и сопереживать, отвечать, размышлять, предлагать, решать или более обобщенно — действовать.

аудитория слышит оратора

Деловые жесты

Часто в деловой сфере курируют способы хореографической постановки и передачи информации. Они включают в себя жестикуляцию, проявление мимических образов, а так же пантомиму.

Все эти способы можно назвать нашими повседневными привычками, но еще они и наши злейшие враги. Любой опытный человек, будь он врач, психиатр или юрист, может этим воспользоваться или предсказать дальнейшее поведение человека. В случаях, когда этого хочется избежать, рекомендуется упражняться над своими привычками и собой в целом.

Опытные специалисты в сфере юриспруденции, многократно повышают уровень владения самосознанием и контролем своих движений, что прямо влияет на их работоспособность в трудных ситуациях.

Одни из самых известнейших деловых жестов:

• «Закрытая поза» Охарактеризована скрещиванием рук, спокойным поведением, либо наоборот тревожностью или безразличием. Говорит о том, что человеку не интересна тема или он занят другими мыслями.
• «Постукивания» Либо пальцами, либо ногами по полу, эти жесты моментально скрывают собеседника. От такого человека стоит ждать нетерпеливости либо безразличия относительно темы разговора.
• Когда собеседник часто трогает, укладывает или теребит свои волосы. Это говорит о том, что он либо не уверен в себе либо испытывает страх по отношению к чему-то в данный момент.

жесты и мимика работника

Деловые аксессуары

Аксессуары в деловой сфере не менее актуальны и привлекательны, чем одежда. Существует много клише на счет деловых людей, из которых общепринятым можно считать, что деловой человек должен иметь кейс или небольшую сумочку для разных бумаг и так далее.

Часто в качестве аксессуаров деловые люди используют:

• изящные бумажники, выполненные в темных коричневых цветах, в которых есть отделение для визиток
• дорогие ручки, изготовленные на заказ с именной гравировкой
• кожаный кейс, портфель или сумка
• очки
• шляпы современности по вкусу
• часы известного бренда
• темный зонт от дождя

кожаные, бумажные аксессуары

Порядок на рабочем столе, в кабинете

Ко многим психологам обращаются менеджеры, предприниматели и другие офисные работники с единым вопросом: как устроить порядок в своей рабочей атмосфере? В таких условиях психолог начинает оценку помещения, предпочтения работника, его эмоциональное состояние и составляет предпочтительные условия для работы. Это удобно и хорошо, но это можно сделать и самостоятельно.

Важно научится контролировать порядок как вне, так и внутри своей головы.

неформальный офис

Чтобы организовать порядок на своем рабочем столе и в кабинете, сначала необходимо немного переосмыслить надобность и полезность некоторых вещей. Существует система действий в три шага, которые помогут решить все проблемы с лишними вещами в офисе.

Первый шаг. Избавиться от лишних или ненужных вещей.
Исследуя кабинет, необходимо определить для себя, какие вещи могут быть полезны, а какие уже давно лежат без дела, а может, и вовсе были оставлены по случайности. Это касается всех ячеек, тумбочек, шкафов, сейфов и общих рамок территории помещения. Это могут быть лишние провода, стикеры или заметки на полках, упаковка скрепок или даже источенные карандаши.

Второй шаг. Функциональная группировка предметов.
Для того чтобы знать, где можно найти необходимый предмет, рекомендуется сгруппировать их несколько категорий по функциональности. На пример: файлы, скоросшиватель и печатные листы в первую категорию, а влажные салфетки, промывочную жидкость для рук и духи во вторую.

Третий шаг. Порядок по порядку
Рекомендуется использовать на столе только самые необходимые предметы, снижая общее их количество до минимума, поддерживая тем самым свободу для работы. Использовать ящики по иерархии и назначению, то есть первые два уделить для самого необходимого в работе, а последние два для документов и редко-используемых принадлежностей.

тщательно сгруппированные предметы на рабочем столе

Телефонный этикет

В телефонном деловом стиле коммуникации, требуется тщательное следование правил, расстановки голоса, тембра, а так же особенных фраз и функций самого телефона, поэтому телефонный этикет делится на подпункты со специальными правилами.

1. Перед тем как приступить к телефонным звонкам, требуется потренировать голос с помощью специальных операций, настроиться, услышать себя.
2. Оппонент на конце провода, даже не находясь рядом, способен услышать, чем занимается его собеседник, это обуславливается давлением на диафрагму под разным углом, что и меняет звук, поэтому можно без труда узнать, лежит собеседник во время разговора или занимается физическими упражнениями. Совершая звонок с коммерческой или деловой целью, недопустимо заполнять эфир шумами и проявлять тем самым неуважение.
3. Представление и приветствие, ключевое правило каждого работника деловой сферы. После момента, когда телефонная трубка была снята, необходимо вежливо поприветствовать и полноценно представится, указать на название фирмы, в которой вы работаете и при необходимости указать должность и цель звонка.
4. Узнать у собеседника, может ли он говорить в данный момент, есть ли у него время. В случае если время есть, но его мало, кратко изложить цель и суть звонка без использования сторонних вопросов.
5. Не смотря на общие правила этикета, в общем деловом или телефонном деловом общении необходимо ограничивать некоторые элементы этикета.Например: «извините, что я отнял у вас время» — его синоним «спасибо, что уделили мне время».
6. После окончания звонка необходимо вежливо попрощаться и при желании поблагодарить за уделенное время.

Важно: На входящие телефонные звонки необходимо отвечать мгновенно.

телефонный разговор регулирует имидж компании

Видео: «Деловое телефонное общение»

Этикет делового письма

Со временем письма как внутри так и во вне организации получили некоторые изменения и на момент настоящего времени, стали использоваться намного реже, но тем не менее каждому работнику отдающему себе отчет о престиже организации, требуется их знать.

1. Использование чистой, не мятой, белоснежной бумаги.
2. Использование официальных шаблонов и бланков, в которых указана адресная и контактная информация организации.
3. Нумерация страниц, начиная со второй или третьей, кроме титульной.
4. Следования правилам орфографии, пунктуации, грамматики и семантики предложений. Логически построенное предложение не вызывает дополнительных вопросов и точно объясняет, что имел в виду собеседник.
5. Так же как и в телефонном этикете, необходимо использовать приветствие и прощание в вежливой форме. На пример: «Добрый день, уважаемый Игорь Николаевич…

деловой этикет распространяется на все виды делового общения

Деловая переписка в интернет

За время своего существования интернет стал не только кладом информации и мировой истории, но и своего рода философией. Пользователи интернета стимулируют быстрое, сжатое, но информативное общение, которое способное максимально экономить время, тем самым создавая возможность расширять спектр, как клиентуры, так и функций человека.

Основные правила делового общения в интернете:

• Необходимо уделять внимание семантике предложения и не лить «воду»
• Быстро реагировать и отвечать на сообщения
• Активное посещение электронного ящика
• Вежливость
• Следование орфографическим, пунктуационным и грамматическим правилам языка

общение в интернете

Видео: «Основные правила делового общения в интернете»

Деловой человек ценит время

Время нельзя умножить или накопить, время нельзя передать, время — ресурс, который есть у всех людей, а его эффективно использование может привести к желаемому результату.

Деловые люди стремятся использовать свое время рационально, руководствуясь системными побуждениями отсюда, и образовалось устоявшееся клише, приравнивающее деловых людей их время и труд к деньгам или карьерному успеху.

контроль времени

Соблюдать коммерческую тайну

Согласно установленным правовым актам, законам и договоренностям, как на государственном, так и на организационном уровне предприятия или компании существует такое понятие как коммерческая тайна на предприятии.

Коммерческая тайна скрыта от глаз конкурентов, так как несет в себе ценность и использование особенных технологий и ресурсов в производстве. Она недоступна для вторых и третьих лиц, её разглашение со стороны учредителей обычно приводит к нарушению условий общества. Лицо, компания, владеющая коммерческой тайной в праве её скрывать и ограничивать доступ.

коммерческая тайна

На работе заниматься работой

Чаще всего заниматься работой мешают внешние раздражители, привычки или личное нежелание занимаются данной профессией. Для того чтобы определить точную причину необходимо анализировать свой рабочий день и постараться исключать занятия без которых вам что удастся сохранить время.

Отвлечение от выполнения работы вполне естественная реакция мозга на не интересующие его алгоритмические действия. Так же вполне естественно что вместо того чтобы думать об отчетах и расчетных счетах вы можете думать о подруге соседа или цвете каштанов. В этих случаях рекомендуют сконцентрироваться и заняться некоторыми упражнениями.

• вспомните для чего или для кого вы зарабатываете деньги
• поищите плюсы в работе, которую выполняете в настоящий момент
• планируйте продуктивное рабочее время в течении дня и время которое можно отвести на отдых
• вспомните о карьерном росте
• переведите дыхание
• несколько раз сконцентрируйтесь в одну точку
• помните о том, что если заставлять себя работать ничего хорошего не получится, необходимо найти плюсы и стимул работать, чтобы не разделять время по принципу «потерпеть»/»отдохнуть

многозадачность

Соблюдать рабочую иерархию: подчиненный – начальник

• Исполнение общих норм субординации, регулирует взаимоотношение между работниками и начальником, а так же способствует созданию благоприятного внутреннего климата в офисе.
• Одним из лучших способов поддержать дистанцию между начальником и подчиненными, можно считать тактичное и уважительное взаимоотношение, которое поможет не перейти черту начальнику в сторону авторитарного стиля, и поможет подчиненным не видеть в начальнике друга, приятеля или врага.
• Преследуя принцип дистанционного нейтрального взаимодействия так же можно избежать многих гендерных, возрастных, должностных и личных проблем. Таким образом, руководитель находится в открытом доступе для подчиненных.

Так же работникам стоит помнить о правилах делового общения, которые так же действуют внутри офиса, быть предельно вежливым и тактичным.

дистанционное отношение

Поддерживать положительные отношения с сотрудниками коллектива

Коллектив на работе это не только соплеменники занимающиеся общим делом и целями, это еще и новые знакомые, возможно даже друзья, но иногда отношения в коллективе могут быть крайне негативными и даже требовать помощи психолога. Именно поэтому рекомендуется поддерживать положительные отношения в коллективе до проявления конфликтов.

• В случае первых проявлений сложностей в коллективе, необходимо вступить в состояние психологической адаптации и определить позитивные работы с этим коллективом и компанией.
• В случае обнаружения ошибки в работе — решить самому, а в случае серьезной ошибки, которая может нанести вред общему делу — обратиться к коллегам с указанием на место их ошибки.
• Необходимо вести себя естественно, чтобы не проявлять навязчивость и не вызвать негативное отношение к себе.
• В случае если у вас появился недоброжелатель, не ставьте на человеке крест, в любом случае вам нужны коллеги а тем более деловые партнеры.
• Находите компромиссы в трудных ситуациях.
• Оставайтесь приветливым и доброжелательным человеком.
• На обеденных перерывах используйте свое время для того, чтобы немного разрядить обстановку, возможно даже посмеяться с коллегами.
• Помните о важных датах компании и её сотрудников.

Прием делегаций

Для организации одним из самых трудных и важных дней можно считать, день посещения делегаций. Обычно делегации приезжают с целью обмена между компаниями информации и расширения контактов.

Посещение делегации фиксируется, и детально планируются моменты относительно времени пребывания делегации на территории страны, культурной программы, схемы расходов.

Прием делегации делится на несколько этапов:

1. Встреча группы представителей компании с делегацией в аэропорту
2. Транспортировка делегации до отеля
3. Размещение делегации в отеле
4. Вежливый визит, встреча главы делегации с главой компании для оказания благодарности
5. Переговоры
6. Кофейные паузы
7. Культурная программа
8. Мероприятия согласно протоколу
9. Вручение подарков и сувениров

Во время проведения приема делегации необходимо: помнить и чтить инородную культуру, религию; проявлять интерес к культуре; ограничить осуждение и подтверждение критике; извлечь из дискуссионного оборота темы связанные с религией, политики, а так же воздержаться от жестов.

Не знание правил ведет к потере авторитета, денег, бизнеса

Деловую сферу труда можно представить в виде общества со своими законами и правилами, следуя которым,  можно достичь желаемого результата.

Главным двигателем личной успеваемости, является способность индивида действовать качественно, неформально, индивидуально, харизматично, логично, точно, с умением презентовать себя и желанием развиваться по иерархии.

При рациональном использовании общих навыков можно определить для себя карьерную лестницу и действовать результативно, добиваясь желаемого.

Видео: «Ценность времени или Время = Деньги»